Doch wie wird bei Otto letztlich entschieden, wer wann und wo arbeitet? Das bestimmen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen künftig in Kollaborationssprints gemeinsam im Team, in die auch Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung eingeflossen sind. Diese hat ergeben, dass dienstags, mittwochs und donnerstags bevorzugt im Team in Präsenz gearbeitet wird, die beiden anderen Tage dagegen lieber im Home-Office. Darüber hinaus werden Arbeitsorte, -tools und die Arbeitsmethoden von den Organisationseinheiten eigenständig geregelt. Otto setzt eine "Matrix der Zusammenarbeit" ein, an der sich die Teams orientieren können, um festzustellen, welche Tätigkeiten welche Art der Interaktion benötigen und welches der dazu am besten geeignete Einsatzort ist.

Ein weiteres Standbein des hybriden Arbeitsmodells ist die Abkehr von der gewohnten Schreibtischkultur mit dem üblichen Präsenzrhythmus von 9 bis 17 Uhr. "Den einen Arbeitsort wie früher, den gibt es bei Otto für die meisten Jobs nicht mehr. Stattdessen entscheiden wir ausgehend von unserer jeweiligen Aufgabe immer wieder neu, wo wir arbeiten“, sagt Irene Oksinoglu, Leiterin der FutureWork-Initiative Bei OTTO. Als Faustregel gelte dabei: Je emotionaler ein Thema, desto synchroner und persönlicher sollte die Zusammenarbeit ablaufen und desto eher ist der Campus der richtige Ort für diese Tätigkeit. "Auch gewerbliche oder handwerkliche Tätigkeiten sind nicht oder nur schwer remote abbildbar", so Oksinoglu weiter. Individuelle Konzentrations-, Programmier- oder Konzeptionsarbeiten hingegen ließen sich oft besser an einem ruhigen Ort erledigen. "Das kann das eigene Zuhause sein, aber eben auch die Ferienwohnung im Schwarzwald. Für uns gilt: Die Arbeitsleistung soll dort erbracht werden, wo sie am effektivsten möglich ist und der Teamspirit erhalten bleibt."

Weniger Einzelarbeitsplätze 

Das neue Arbeitsmodell hat auch Auswirkungen auf die Architektur des Otto-Campus in Hamburg-Bramfeld. So kommt weiterhin das Teilen von Arbeitsplätzen durch so genanntes Desksharing zu Einsatz, zudem wird die für 2023 geplante Otto-Zentrale anders aussehen statt ursprünglich geplant. Dort soll es nämlich weniger Einzelarbeitsplätze geben, dafür aber mehr Flächen für Workshops, Konferenzen und natürlich die Teamarbeit. Dabei soll eine modulare Bauweise mit moderner Konferenztechnik zum Einsatz kommen, die eine optimale Zusammenarbeit zwischen den Kollegen vor Ort und den Remote-Mitarbeitern ermöglicht. Zusätzlich sind gemütliche Social Places für den spontanen Austausch und das persönliche Miteinander geplant.