Corona-Pandemie:
Home oder Office, Peek & Cloppenburg?

Wie ist der aktuelle Stand?

Unsere Mitarbeiter sind zum größten Teil wieder zurück in den Büros. Die Sicherheit und Gesundheit unserer Mitarbeiter steht für uns an erster Stelle, um die Abstands- und Hygieneregeln in den Büroräumen einzuhalten, ist es auch jetzt, Monate nach dem Ausbruch der Pandemie, für uns notwendig, dass unsere Mitarbeiter abwechselnd im Büro und aus dem Homeoffice heraus arbeiten.

Zudem haben wir weitere Hygiene- und Sicherheitsregeln aufgestellt. So stehen beispielsweise auf den Gängen, in den Waschräumen sowie an den Arbeitsplätzen Desinfektionsmittel bereit und für die Nutzung der Verkehrswege und Aufzüge wird das Tragen eines Mund-Nasen-Schutzes empfohlen. Diese stellen wir selbstverständlich zur Verfügung. Meetings und Konferenzen halten wir in der Regel digital ab, um größere Personenansammlungen zu vermeiden.

Bei Mitarbeitern aus Risikogruppen wird von Fall zu Fall über die sicherste Lösung entschieden. Sie haben die Möglichkeit sich jederzeit mit ihrem Vorgesetzen oder dem Betriebsarzt auszutauschen und gemeinsam Alternativen zu erarbeiten. Für unsere Mitarbeitenden im Verkauf oder in den Warenverteilzentren gelten jeweils die vor Ort aktuellen Bestimmungen. Die Sicherheit der Mitarbeiter und der Kunden hat oberste Priorität und wir haben alle Maßnahmen ergriffen, um sie bestmöglich vor einer Infektion zu schützen. In Verdachtsfällen können wir sehr schnell und umfassend reagieren, um eine mögliche Ausbreitung des Virus zu unterbinden. 

Verändern Sie jetzt die bisherigen Vereinbarungen zum Thema Homeoffice?

Ja, wir haben die Möglichkeiten für unsere Mitarbeiter erweitert. Auf der einen Seite bleibt die klassische Homeoffice-Lösung weiterhin bestehen. Diese sieht vor, dass ein Mitarbeiter nach offizieller Genehmigung an bis zu zwei fest definierten Tagen die Woche von zu Hause arbeitet. Um jetzt aber schnell und flexibel auf die veränderte Situation zu reagieren, haben wir zusätzlich "Flex-Office" eingeführt. Damit können die Mitarbeiter flexibel außerhalb des Büros arbeiten, sind nicht auf bestimmte Tage festgelegt und auch nicht auf einen bestimmten Arbeitsplatz.

Wir haben 40 Prozent der Wochenarbeitsstunden für die Arbeit außerhalb der Büros als Richtwert angesetzt, bei Bedarf auch mehr. Diese Lösung bietet größtmögliche Flexibilität und wird mit einem minimalen Abstimmungsaufwand umgesetzt.

Wie sind Ihre Mitarbeiter fürs Homeoffice technisch gerüstet?

Wir haben die Not zur Tugend gemacht und die Digitalisierung der Zentralarbeitsplätze schnell vorangetrieben. Natürlich gab es eine Zeit, in der wir improvisieren mussten. Die Verunsicherung war zu Anfang der Pandemie bei allen groß und es war uns wichtig, die Mitarbeiter über alles auf dem Laufenden halten zu können und die Kommunikation nicht abreißen zu lassen. Wir haben z.B. Microsoft Teams früher ausgerollt als geplant. Darüber konnten wir den Austausch im Team aufrechterhalten sowie im Tagesgeschäft zum Teil Gespräche mit Lieferanten oder anderen Dienstleistern führen.

Zum Schutz unserer Mitarbeiter und Bewerber ist auch die Realisierung von digitalen Bewerbungsgesprächen über Microsoft Teams möglich. Um den Umgang mit dem neuen Tool für unsere Mitarbeiter so einfach wie möglich zu gestalten, veröffentlichen wir wöchentlich Tipps und Tricks, die die Funktionen in kleinen Portionen erklären. Außerdem haben wir freiwillige interne "Teams-Botschafter" gesucht, die besonders geschult werden und ihr Wissen mit ihren Kollegen teilen. Wir werden uns hier noch weiterentwickeln und bauen weitere Komponenten des Tools aus.

Welche Zwischenbilanz ziehen Sie beim Thema Homeoffice für Ihr Unternehmen? Wo hat es gut geklappt, wo lagen Schwierigkeiten?

Insgesamt war der schnelle Wechsel ins Homeoffice sehr erfolgreich. Das gilt sowohl auf geschäftlicher als auch auf persönlicher Ebene. Dennoch sind wir alle froh, dass wir nicht zu 100 Prozent außerhalb der Büros arbeiten. Wir haben uns zwar bemüht, den Teamspirit über Videokonferenzen und ähnliche Mittel zu fördern, doch der individuelle Austausch und die persönliche Begegnung – wenn auch nur auf Abstand – haben nach einer Weile spürbar gefehlt. Zudem war die Situation aufgrund der Schul- und Kitaschließungen, insbesondere für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Familie, eine enorme Herausforderung. Neben dem Homeoffice noch das Homeschooling zu übernehmen, die Freunde und Großeltern der Kinder zu ersetzen und ihnen nicht einmal die Möglichkeit geben zu können, sich auf dem Spielplatz auszutoben – das hat bei vielen an den Nerven gezerrt.

An welchen Stellen sehen Sie Verbesserungspotenzial?

Wir sind mit unserer Digitalisierung zwar ein ganzes Stück weitergekommen, doch in der täglichen Arbeit sehen wir natürlich auch, wo es noch Verbesserungspotenzial gibt. Das haben wir uns bereits auf die Agenda gesetzt und werden kontinuierlich daran arbeiten.

Was heißt das für Ihr Gebäudemanagement?

Die neue Situation hat den Anstoß dazu gegeben, uns genau mit diesen Fragen auseinanderzusetzen. Unsere Zentrale in Düsseldorf ist nicht in einem einzigen Gebäude beheimatet, sondern dezentral auf mehrere Gebäude verteilt. Wir haben eine Evaluierung in Auftrag gegeben, um die Vor- und Nachteile dieser Situation aufzuzeigen und gegebenenfalls Veränderungen vorzunehmen.

Welche Initiativen zur psychischen Gesundheit oder zur Beratung in schwierigen Lebenssituationen bieten Sie an?

Wir haben die Gesundheitsangebote für unsere Mitarbeiter schnell an die besondere Situation angepasst. So wurden beispielsweise unsere regulären Sportangebote zu Cybersportkursen: Mit Kursen wie "Ausgleichsübungen für Arbeiten im Homeoffice" oder "Rückenkraft/ Fit am Arbeitsplatz" haben wir Angebote geschaffen, die auch von zuhause aus genutzt werden konnte.

Bei "Fit mit Kids" oder dem "Ernährungsquiz für Kinder" lag der Fokus auf der Beschäftigung der Kinder, die neben den Homeoffice-Tätigkeiten zeitgleich betreut werden wollten. Auch unser Online Seminar-Angebot haben wir an die neuen Themen und Fragen angepasst. Themen wie "Führen auf Distanz", "Entspannungstechniken für die Pandemiezeit" oder "Tagesstruktur im Homeoffice" sind in dieser Zeit besonders gefragt.

Auch auf unsere jährlich stattfindende Gesundheitswoche wollten wir nicht verzichten. Ein Mix aus Einzelmaßnahmen vor Ort und digitalen Angeboten wurde von unseren Mitarbeitern sehr gut angenommen. Wir merken, dass besonders in diesen Zeiten die Gesundheit und Ausgeglichenheit wieder mehr in den Fokus eines jeden Einzelnen rückt. Mit unseren Angeboten bieten wir unseren Mitarbeitern eine Anlaufstelle, um sich über diese Themen zu informieren und selbst zu befähigen.